نکات مهم در اولین سفر تجاری
اگر به تازگی وارد کسب و کاری شده‌اید که سفر بخش جدانشدنی آن است و باید سفرهای تجاری یا کاری زیادی را تجربه کنید، ۱۰ نکته که باید در سفر تجاری تان رعایت کنید تا سفر بهتری را تجربه کنید را تا انتها مطالعه کنید. با رعایت این نکات مهم در سفر تجاری خود، استرس کمتری را تجربه کنید، جلسات کاری بهتری داشته باشید و نتیجه بهتری از سفر کاری بگیرید.
۱- کوچکترین چمدان را انتخاب کنید
در سفرهای کاری نباید وسایل زیادی همراه خود داشته باشید. پس هر چه چمدانتان کوچکتر باشد بهتر است. تنها وسایل ضروری را بردارید و از وسایلی که در طول جلسات کاری به کارتان می‌آیند، غافل نشوید. لپ تاپ یا تبلت، دفتر و قلم و لباس مناسب جلسات را فراموش نکنید.
۲- دقت زیادی در خرید بلیط و رزرو هتل خرج دهید
به جز در موارد ضروری و کارهای فوری، بلیط و هتل سفر کاری خود را به دقت تهیه کنید و به نکات زیر حتما توجه داشته باشید:
- اگر اقامت چند ساعته در مقصد دارید، از اقامت‌های ساعتی هتل‌ها استفاده کنید تا به اجبار هزینه یک شب اقامت را نپردازید.
- اگر برایتان امکان دارد در زمان خرید بلیط هواپیما کلاس پروازی تجاری یا بیزینس کلاس را انتخاب کنید. این کلاس پروازی صندلی‌های راحت‌تر و خدمات بهتری دارد.
- در زمان رزرو هتل، موقعیت جغرافیایی آن را در نظر بگیرید تا برای رسیدن به محل جلسات دچار دردسر نشوید.
۳- مدیریت زمان را فراموش نکنید
به تعویق افتادن کارها، یکی از چیزهایی که در سفرهای تجاری بسیار دردسرساز است. شما باید حساب همه چیز از جمله تاخیر پرواز، تاخیر در تحویل چمدان‌ها، تاخیر ترانسفر فرودگاه و … را بکنید و برای روبه‌رو شدن با این مشکلات آمادگی داشته باشید. در اینجا نکاتی که باعث می‌شود مشکلات ناشی از این اتفاقات کمتر شوند را به شما ارائه می‌کنیم:
- اگر زمان سفرتان کوتاه است، لباس رسمی جلسات خود را بپوشید و کیف رسمی و وسایل ضروری را داخل کابین هواپیما ببرید. با این کار اگر تاخیری در تحویل چمدان‌ها پیش آمد و یا با گم شدن چمدانتان مواجه شدید، دیگر از بابت لباس نگرانی نخواهید داشت.
- تاکسی یا ترانسفر از فرودگاه یا ایستگاه راه آهن و … را از قبل رزرو کنید تا در ساعت مقرر به هتل یا محل اقامتتان برسید.
- در تعیین زمان جلسات دقت کنید و موقعیت جغرافیایی محل برگزاری جلسات را در نظر بگیرید. زمان را با ترافیک متداول آن محل تنظیم کنید تا زمان خود را در ترافیک سپری نکنید.
۴- به اندازه کافی بخوابید
سعی کنید در روز قبل از سفرتان به اندازه کافی بخوابید. اگر لازم است با مشورت پزشک از داروهای خواب‌آور یا آرامبخش‌ها استفاده کنید. با استراحت کافی، تمرکز بیشتری خواهید داشت و بهتر می‌توانید جلسات کاری را پیش ببرید. ذهن و جسم خود را خسته نکنید تا به اهداف خود از سفر کاری برسید.
۵- ارتباط خوبی با خدمات‌دهندگان سفر برقرار کنید
در سفرهای کاری نیاز به ارتباطات قوی برای سهولت کارهایتان دارید. سعی کنید با آژانس‌های هواپیمایی، ارائه دهندگان خدمات ترانسفر، هتل‌ها، موسسه‌های کرایه اتومبیل و … ارتباط خوبی داشته باشید تا خدمات را با کیفیت بهتر و سرعت بیشتری دریافت کنید. در اولین سفر کاریتان از برقراری این ارتباط غافل نشوید.
۶- هزینه ها را یادداشت کنید
یکی از مهم‌ترین بخش‌ها در سفرهای کاری این است که شما باید گزارش هزینه‌های خود را در طول سفر تهیه کنید. بنابراین هزینه‌های رفت و آمد، هزینه غذا و هر گونه هزینه احتمالی دیگر را در دفترتان یادداشت و یا در موبایلتان ذخیره کنید. عدم توجه به این نکته، شما را به دردسر می‌اندازد. واحد مالی شرکت یا سازمان شما به این گزارشات نیاز دارد و در صورت سهل‌انگاری شما، مشکلات زیادی به وجود خواهد آمد.
۷- داروهای ضروری را به همراه ببرید
بز بین ۱۰ نکته که باید در سفر تجاری تان رعایت کنید این نکته بسیار حائز اهمیت است و بردن داروهای ضروری در هر سفری مهم است اما در سفرهای کاری این موضوع اهمیت بیشتری پیدا می‌کند. این سفرها قرار است برای شما سود مالی داشته باشند و یک اشتباه از جانب شما می‌تواند همه چیز را به هم بریزد. یک سردرد یا حالت تهوع بی موقع، همان چیزی است که باید به آن توجه داشته باشید. بنابراین مسکن، خواب آور و آرامبخش به همراه داشته باشید.
۸- حرکات کششی را فراموش نکنید
پرواز و پیمودن مسیر، بدن شما را خسته می‌کند و ممکن است اختلالاتی را در تمرکز و خواب شما نیز به وجود آورد. چند حرکت کششی مفید را بیاموزید و حتما در طول پرواز، در زمان استراحت و پیش از رفتن به جلسات آن‌ها را انجام دهید.
۹- قوانین محلی را بشناسید
وقتی به شهر و کشور دیگری برای جلسات کاری می‌روید، حتما پیش از سفر در مورد قوانین و آداب خاص مقصد پرس و جو کنید. ممکن است برخی کلمات و حرکات در فرهنگ مقصد معنای نامناسبی داشته باشند و ارتباطات کاری شما را خدشه‌دار کنند.
۱۰- زمانی را هم به تفریح اختصاص دهید
درست است که شما برای شرکت در جلسات کاری، به سفر می‌روید اما بهتر است زمانی را هر چند کوتاه، به تفریح و گردش در مقصد اختصاص دهید. در این زمان می‌توانید نوشیدنی یا غذای ویژه مقصد را در کافه یا رستوران نوش جان کنید یا به بازدید از یک جاذبه مهم بروید.
